Qualifizierungschancengesetz Voraussetzungen: Die Checkliste, mit der Sie Ihre Förderung sicher planen

Die Personalleiterin eines Maschinenbauzulieferers hat einen klaren Plan: Vier Mitarbeitende aus Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb sollen lernen, Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag sinnvoll einzusetzen. Von der Förderung über das Qualifizierungschancengesetz hat sie gehört. Doch dann kommen die Fragen: Gilt das für alle vier? Zählt die Kollegin, die erst vor einem Jahr ihre Ausbildung abgeschlossen hat? Was ist mit dem Mitarbeiter, der vor drei Jahren schon einmal gefördert wurde? Und welche Anforderungen muss eigentlich der Kurs erfüllen?

Solche Fragen entscheiden darüber, ob eine Förderung gelingt. Wer die Voraussetzungen vorab sauber prüft, spart Zeit und vermeidet Enttäuschungen.

Wir sind die Novus Seminare GmbH, ein nach AZAV zugelassener Bildungsträger mit Schwerpunkt auf KI-Weiterbildungen für Beschäftigte. Bevor ein Antrag gestellt wird, prüfen wir für jedes Unternehmen kostenlos, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Die folgende Checkliste fasst zusammen, worauf es dabei ankommt.

Das Wichtigste im Überblick

• Die Förderung nach dem Qualifizierungschancengesetz beruht auf § 82 SGB III und richtet sich an Beschäftigte in einem bestehenden Arbeitsverhältnis.
• Voraussetzungen gibt es auf drei Ebenen: bei den Beschäftigten, bei der Weiterbildung und beim Bildungsträger.
• Die Weiterbildung muss mehr als 120 Stunden umfassen und über eine kurze, arbeitsplatzbezogene Anpassung hinausgehen.
• Träger und Maßnahme müssen nach AZAV zugelassen sein.
• In den zwei Jahren vor dem Antrag darf keine Förderung nach § 82 SGB III erfolgt sein.
• Der Antrag muss vor Beginn der Weiterbildung gestellt werden. Die Agentur für Arbeit entscheidet im Einzelfall.

Die Voraussetzungen auf einen Blick

Im Folgenden erläutern wir jeden Punkt und zeigen, wo in der Praxis Fragen entstehen.

Voraussetzungen beim Unternehmen

Das Qualifizierungschancengesetz steht Unternehmen jeder Größe und Branche offen. Eine Mindestgröße gibt es nicht, auch ein Betrieb mit wenigen Beschäftigten kann fördern lassen. Die Unternehmensgröße entscheidet aber über die Höhe der Förderung.

So zählen Sie Ihre Beschäftigten richtig

Für die Förderstufe ist die Zahl der Beschäftigten maßgeblich. Teilzeitkräfte werden dabei anteilig berücksichtigt:

• bis zu 10 Wochenstunden mit dem Faktor 0,25
• bis zu 20 Wochenstunden mit dem Faktor 0,5
• bis zu 30 Wochenstunden mit dem Faktor 0,75
• darüber mit dem Faktor 1

Maßgeblich ist das gesamte Unternehmen, gegebenenfalls sogar der Konzern, nicht nur ein einzelner Standort. Ein Unternehmen mit 60 Köpfen, von denen viele in Teilzeit arbeiten, kann dadurch unter die Grenze von 50 Beschäftigten fallen und von den höchsten Fördersätzen profitieren.

Ihre Beteiligung an den Lehrgangskosten

Die Agentur für Arbeit soll nur fördern, wenn sich der Arbeitgeber angemessen an den Lehrgangskosten beteiligt. Was angemessen ist, hängt von der Größe ab:

• Weniger als 50 Beschäftigte: Grundsätzlich soll keine Beteiligung verlangt werden.
• 50 bis 499 Beschäftigte: Als angemessen gilt eine Beteiligung von 50 Prozent.
• Ab 500 Beschäftigte: Als angemessen gilt eine Beteiligung von 75 Prozent.

In Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten entfällt die Beteiligung zudem, wenn die teilnehmende Person zu Beginn der Weiterbildung mindestens 45 Jahre alt oder schwerbehindert ist. Gibt es eine Betriebsvereinbarung zur beruflichen Weiterbildung oder einen entsprechenden Tarifvertrag, sinkt der Eigenanteil um weitere fünf Prozentpunkte.

Voraussetzungen bei den Beschäftigten

Bestehendes Arbeitsverhältnis

Gefördert werden Menschen, die im Unternehmen sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind. Position, Alter und Abteilung spielen für die grundsätzliche Förderfähigkeit keine Rolle. Auch Führungskräfte können teilnehmen. Geringfügig Beschäftigte ohne Sozialversicherungspflicht fallen dagegen nicht unter diese Förderung.

Berufsabschluss liegt in der Regel zwei Jahre zurück

Hat die teilnehmende Person einen Berufsabschluss, sollte dessen Erwerb in der Regel mindestens zwei Jahre zurückliegen. Gemeint ist ein Abschluss in einem Beruf mit mindestens zweijähriger Ausbildungsdauer. Die Formulierung „in der Regel“ zeigt, dass es Ausnahmen geben kann. Bei frisch ausgebildeten Fachkräften sollten Sie den Einzelfall vorab mit der Agentur für Arbeit klären.

Auch Beschäftigte ohne Berufsabschluss können gefördert werden. Für sie gelten besondere Regeln, die sogar günstiger ausfallen können. Hier lohnt sich eine individuelle Beratung.

Keine Förderung in den letzten zwei Jahren

In den zwei Jahren vor der Antragstellung darf die Person nicht an einer Weiterbildung teilgenommen haben, die nach § 82 SGB III gefördert wurde. Weiterbildungen, die das Unternehmen selbst bezahlt hat, oder Förderungen aus anderen Programmen sind davon nicht betroffen. Im Beispiel unserer Personalleiterin wäre der Mitarbeiter, dessen letzte Förderung drei Jahre zurückliegt, also wieder förderfähig.

Voraussetzungen bei der Weiterbildung

Mehr als 120 Stunden

Die Weiterbildung muss mehr als 120 Stunden umfassen. Ein Kurs mit genau 120 Stunden reicht nicht. Die Stunden müssen nicht am Stück stattfinden. Eine Weiterbildung in Teilzeit oder berufsbegleitend ist ausdrücklich möglich. Tagesseminare, kurze Workshops oder reine Online-Selbstlernkurse erfüllen diese Voraussetzung in der Regel nicht.

Mehr als eine kurze Anpassung

Die Inhalte müssen über eine kurzfristige, rein arbeitsplatzbezogene Anpassungsfortbildung hinausgehen. Eine Einweisung in eine neue Version der firmeneigenen Software oder eine Schulung zu einem einzelnen Arbeitsschritt ist nicht förderfähig. Gefördert werden Weiterbildungen, die Kompetenzen vermitteln, die auch über den aktuellen Arbeitsplatz hinaus auf dem Arbeitsmarkt von Wert sind.

Eine umfassende KI-Weiterbildung, die Grundlagen, praktische Anwendung, Prozessautomatisierung und rechtliche Rahmenbedingungen verbindet, passt gut zu diesem Gedanken. Sie macht Beschäftigte fit für den Umgang mit einer Technologie, die nahezu alle Bürotätigkeiten verändert.

Keine gesetzlich vorgeschriebene Schulung

Ausgeschlossen sind Maßnahmen, zu deren Durchführung der Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher Regelungen ohnehin verpflichtet ist. Klassische Beispiele sind vorgeschriebene Sicherheitsunterweisungen. Eine kurze Pflichtunterweisung zur KI-Nutzung fällt ebenfalls nicht unter die Förderung. Eine umfassende berufliche Weiterbildung, die weit über eine Unterweisung hinausgeht, ist davon zu unterscheiden.

Voraussetzungen beim Bildungsträger

Sowohl der Bildungsträger als auch die konkrete Maßnahme müssen nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung, kurz AZAV, zugelassen sein. Die Zulassung wird von einer fachkundigen Stelle erteilt und regelmäßig überprüft. Für die Trägerzulassung muss der Bildungsträger unter anderem nachweisen, dass er leistungsfähig ist, ein Qualitätsmanagement anwendet und über geeignetes Lehrpersonal verfügt. Für die Maßnahmezulassung wird zusätzlich geprüft, ob Inhalte, Ablauf und Kosten der konkreten Weiterbildung angemessen sind und ob sie die Eingliederungschancen der Teilnehmenden auf dem Arbeitsmarkt verbessert. Für Sie als Arbeitgeber ist die AZAV-Zulassung damit nicht nur eine Fördervoraussetzung, sondern auch ein Qualitätsmerkmal, an dem Sie seriöse Anbieter erkennen.

Achten Sie darauf, dass beide Zulassungen vorliegen. Es gibt Anbieter, die als Träger zugelassen sind, deren konkreter Kurs aber keine Maßnahmezulassung hat. Fragen Sie im Zweifel nach dem Zulassungsnachweis für die Maßnahme. Zugelassene Weiterbildungen sind in der Regel auch in den Weiterbildungsportalen der Bundesagentur für Arbeit zu finden.

Voraussetzungen beim Antrag

Antrag vor Beginn

Der wichtigste formale Punkt: Der Antrag muss gestellt werden, bevor die Weiterbildung beginnt. Wer zuerst startet und dann beantragt, riskiert die gesamte Förderung. Planen Sie deshalb ausreichend Vorlauf ein und vereinbaren Sie den Kursstart erst nach der Bewilligung.

Sammelantrag bei mehreren Beschäftigten

Sollen mehrere vergleichbare Beschäftigte an derselben Weiterbildung teilnehmen, kann der Arbeitgeber einen Sammelantrag stellen. Voraussetzung ist, dass die Beschäftigten oder die Betriebsvertretung zustimmen. Das vereinfacht das Verfahren deutlich.

Kein Rechtsanspruch

Die Förderung ist eine Ermessensleistung. Auch wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, entscheidet die Agentur für Arbeit im Einzelfall über Bewilligung und Höhe. Ein vollständiger, nachvollziehbar begründeter Antrag verbessert die Aussichten.

Zurück zum Beispiel: Was gilt für die vier Mitarbeitenden?

Wenden wir die Checkliste auf den Fall vom Anfang an. Der Zulieferer beschäftigt 140 Menschen, darunter einige in Teilzeit. Auch nach anteiliger Zählung liegt das Unternehmen in der Stufe von 50 bis 499 Beschäftigten. Bis zu 50 Prozent der Lehrgangskosten und bis zu 50 Prozent Zuschuss zum Arbeitsentgelt sind damit möglich.

• Die Einkäuferin, 48 Jahre: Sie ist seit vielen Jahren im Unternehmen und wurde noch nie gefördert. Weil sie älter als 45 ist und das Unternehmen weniger als 500 Beschäftigte hat, kann die Agentur für Arbeit die Lehrgangskosten vollständig übernehmen.
• Der Buchhalter, 39 Jahre: Seine letzte geförderte Weiterbildung liegt drei Jahre zurück. Die Zwei-Jahres-Frist ist damit abgelaufen, eine erneute Förderung ist möglich.
• Die Vertriebsmitarbeiterin, 23 Jahre: Sie hat ihre Ausbildung vor einem Jahr abgeschlossen. Hier greift die Regel, dass der Abschluss in der Regel zwei Jahre zurückliegen soll. Die Personalleiterin klärt den Fall vorab mit dem Arbeitgeber-Service oder plant die Teilnahme für einen späteren Durchgang.
• Der Vertriebsleiter, 44 Jahre: Als Führungskraft ist er ebenfalls förderfähig. Für ihn gelten die regulären Sätze seiner Unternehmensgröße.

Da drei der vier an derselben Weiterbildung teilnehmen, bietet sich ein Sammelantrag an. Die Lernzeiten werden in die reguläre Arbeitszeit gelegt, damit der Zuschuss zum Arbeitsentgelt gezahlt werden kann. Die KI-Weiterbildung selbst umfasst mehr als 120 Stunden und ist als Maßnahme nach AZAV zugelassen.

So gehen Sie bei der Prüfung vor

Eine strukturierte Prüfung dauert nicht lange, wenn Sie die Informationen vorab zusammentragen.

1. Teilnehmende festlegen: Notieren Sie für jede Person Alter, Art der Beschäftigung, Wochenstunden, Datum des Berufsabschlusses und frühere Förderungen.
2. Unternehmensgröße ermitteln: Zählen Sie alle Beschäftigten des Unternehmens und gewichten Sie Teilzeitkräfte anteilig.
3. Weiterbildung prüfen: Klären Sie Umfang, Inhalte und Zulassung der Maßnahme.
4. Zeitplan aufstellen: Legen Sie fest, wann der Antrag gestellt wird und wann die Weiterbildung frühestens beginnen kann.
5. Arbeitsorganisation planen: Legen Sie die Lernzeiten in die reguläre Arbeitszeit und regeln Sie die Vertretung.

Mit diesen Angaben lässt sich schnell beurteilen, welche Förderung für welche Person realistisch ist. Genau diese Prüfung übernehmen wir für Sie, kostenlos und in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Häufige Gründe, warum eine Förderung scheitert

• Die Weiterbildung hat bereits begonnen, bevor der Antrag gestellt wurde.
• Der Kurs umfasst nicht mehr als 120 Stunden.
• Die Maßnahme ist nicht nach AZAV zugelassen, obwohl der Anbieter selbst zugelassen ist.
• Die Inhalte beschränken sich auf eine firmenspezifische Software oder eine kurze Einweisung.
• Die teilnehmende Person wurde in den letzten zwei Jahren bereits nach § 82 SGB III gefördert.
• Die Lernzeiten liegen außerhalb der Arbeitszeit, sodass kein Zuschuss zum Arbeitsentgelt gezahlt werden kann.

Ihre Checkliste zum Abhaken

Bevor Sie einen Antrag stellen, gehen Sie diese Fragen für jede teilnehmende Person durch:

• Ist die Person sozialversicherungspflichtig im Unternehmen beschäftigt?
• Liegt ein vorhandener Berufsabschluss mindestens zwei Jahre zurück, oder ist eine Ausnahme mit der Agentur geklärt?
• Gab es in den letzten zwei Jahren keine Förderung nach § 82 SGB III?
• Umfasst die Weiterbildung mehr als 120 Stunden?
• Gehen die Inhalte über eine kurze, arbeitsplatzbezogene Anpassung hinaus?
• Sind Träger und Maßnahme nach AZAV zugelassen?
• Ist die Zahl der Beschäftigten im Unternehmen korrekt ermittelt, inklusive anteiliger Teilzeitkräfte?
• Liegen die Lernzeiten in der regulären Arbeitszeit?
• Wird der Antrag vor dem Kursbeginn gestellt?

Können Sie alle Fragen mit Ja beantworten, stehen die Chancen auf eine Förderung gut.

FAQ: Häufige Fragen zu den Voraussetzungen des Qualifizierungschancengesetzes

Gibt es eine Mindestgröße für Unternehmen?

Nein. Das Qualifizierungschancengesetz steht Unternehmen jeder Größe offen. Die Größe entscheidet jedoch über die Höhe der Förderung. Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten erhalten die höchsten Fördersätze.

Können auch Teilzeitkräfte gefördert werden?

Ja. Auch Beschäftigte in Teilzeit können an einer geförderten Weiterbildung teilnehmen, sofern sie sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind. Bei der Ermittlung der Unternehmensgröße werden Teilzeitkräfte anteilig gezählt. Das kann dazu führen, dass ein Unternehmen in eine günstigere Förderstufe fällt.

Was gilt, wenn jemand die Ausbildung erst vor einem Jahr abgeschlossen hat?

Grundsätzlich sollte der Erwerb des Berufsabschlusses mindestens zwei Jahre zurückliegen. Das Gesetz formuliert diese Vorgabe aber nur als Regelfall, Ausnahmen sind also möglich. Klären Sie solche Fälle vorab mit der Agentur für Arbeit. Wir unterstützen Sie gern bei der Einschätzung.

Werden Minijobber gefördert?

Die Förderung nach § 82 SGB III richtet sich an Beschäftigte in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis. Geringfügig Beschäftigte ohne Sozialversicherungspflicht fallen in der Regel nicht darunter. Im Zweifel lohnt sich eine Nachfrage bei der Agentur für Arbeit.

Zählen 120 Stunden genau schon als ausreichend?

Nein. Das Gesetz verlangt mehr als 120 Stunden. Eine Weiterbildung mit exakt 120 Stunden erfüllt die Voraussetzung nicht. Die Stunden können aber über einen längeren Zeitraum verteilt sein, etwa bei einer Weiterbildung in Teilzeit.

Wie finde ich heraus, ob ein Kurs nach AZAV zugelassen ist?

Fragen Sie den Anbieter nach dem Zulassungsnachweis für die konkrete Maßnahme, nicht nur für das Unternehmen. Zugelassene Weiterbildungen sind in der Regel auch in den Weiterbildungsportalen der Bundesagentur für Arbeit gelistet. Ein seriöser Anbieter gibt diese Information ohne Zögern heraus.

Kann ein Mitarbeitender mehrfach gefördert werden?

Ja, aber nicht unmittelbar hintereinander. In den zwei Jahren vor einem neuen Antrag darf keine Förderung nach § 82 SGB III erfolgt sein. Liegt die letzte geförderte Weiterbildung länger zurück, ist eine erneute Förderung möglich.

Muss der Arbeitgeber zustimmen, wenn Beschäftigte selbst aktiv werden?

Da es um Weiterbildung im bestehenden Arbeitsverhältnis geht und Lernzeiten in die Arbeitszeit fallen sollen, ist die Abstimmung mit dem Arbeitgeber in der Praxis unverzichtbar. Zudem ist der Arbeitgeber an den Kosten beteiligt und erhält den Zuschuss zum Arbeitsentgelt. Beschäftigte können den Anstoß geben, umgesetzt wird die Förderung gemeinsam.

Was passiert, wenn eine Voraussetzung nicht erfüllt ist?

Dann lehnt die Agentur für Arbeit die Förderung in der Regel ab. Manche Hindernisse lassen sich aber beheben, etwa durch einen späteren Kursstart, eine andere zugelassene Maßnahme oder eine Verteilung der Lernzeiten in die Arbeitszeit. Eine frühe Prüfung schafft hier Klarheit.

Warum mit einem AZAV-Bildungsträger wie Novus?

Ohne zugelassenen Träger und zugelassene Maßnahme gibt es keine Förderung nach dem Qualifizierungschancengesetz. Wir sind nach AZAV zugelassen und prüfen vor jedem Antrag kostenlos, ob die Voraussetzungen für Ihr Unternehmen und Ihre Beschäftigten erfüllt sind. Danach bereiten wir den Antrag gemeinsam mit Ihnen vor. So vermeiden Sie typische Fehler und starten mit einer soliden Grundlage in die KI-Weiterbildung.

Voraussetzungen jetzt kostenlos prüfen lassen

Die Voraussetzungen des Qualifizierungschancengesetzes wirken auf den ersten Blick umfangreich. In den meisten Fällen sind sie aber schnell geklärt, wenn man weiß, worauf es ankommt. Entscheidend sind die richtige Reihenfolge und ein zugelassener Bildungsträger.

Sprechen Sie uns an. Wir prüfen kostenlos und unverbindlich, ob Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden die Voraussetzungen erfüllen, und melden uns in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Sie erreichen uns telefonisch unter 040 771 850 090 oder über unseren Fördercheck auf der Website.