Weiterbildung statt Neueinstellung: Warum Sie Fachkräfte oft schon im eigenen Team haben

Die Stelle ist seit fünf Monaten ausgeschrieben. Gesucht wird eine Fachkraft, die sich mit digitalen Werkzeugen auskennt, Abläufe mit KI vereinfachen kann und gleichzeitig das Geschäft versteht. Die wenigen Bewerbungen passen nicht, und die eine passende Kandidatin hat sich für ein größeres Unternehmen mit höherem Gehalt entschieden. Währenddessen bleibt die Arbeit liegen, und das Team ist am Limit.

Viele Geschäftsführer kennen diese Situation. Der Fachkräftemangel trifft kleine und mittlere Unternehmen besonders hart, weil sie bei Gehalt und Bekanntheit mit großen Arbeitgebern kaum mithalten können. Dabei gerät eine naheliegende Lösung oft aus dem Blick: die gezielte Weiterbildung der Menschen, die bereits im Unternehmen arbeiten.

Wir sind die Novus Seminare GmbH, ein nach AZAV zugelassener Bildungsträger mit Schwerpunkt auf KI-Weiterbildungen für Beschäftigte. Wir sehen Weiterbildung nicht als Ersatz für jede Neueinstellung, aber als Option, die in vielen Fällen schneller, günstiger und nachhaltiger ist. Die folgende Gegenüberstellung hilft Ihnen, diese Entscheidung fundiert zu treffen.

Das Wichtigste im Überblick

• Eine Neueinstellung verursacht viele Kosten, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind: Suche, Auswahl, Einarbeitung, unbesetzte Zeiträume und das Risiko einer Fehlbesetzung.
• Interne Weiterbildung baut auf vorhandenem Wissen über Unternehmen, Kunden und Abläufe auf.
• Über das Qualifizierungschancengesetz kann die Agentur für Arbeit Lehrgangskosten übernehmen und einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt zahlen. In kleinen Unternehmen sinkt der Eigenanteil dadurch erheblich.
• Weiterbildung stärkt die Bindung der Mitarbeitenden und die Attraktivität als Arbeitgeber.
• Nicht jede Lücke lässt sich intern schließen. Eine ehrliche Bedarfsanalyse zeigt, wann eine Neueinstellung trotzdem nötig ist.

Was eine Neueinstellung wirklich kostet

Wer an eine Neueinstellung denkt, hat meist das Gehalt im Blick. Die tatsächlichen Kosten liegen aber deutlich höher, weil viele Posten erst im Prozess sichtbar werden.

• Stellenanzeigen und Recruiting: Anzeigen in Jobportalen, Social-Media-Kampagnen oder die Provision eines Personaldienstleisters verursachen direkte Kosten, oft ohne Erfolgsgarantie.
• Zeit für Auswahl: Bewerbungen sichten, Gespräche führen, Probearbeitstage organisieren. Diese Zeit fehlt der Geschäftsführung und den Fachabteilungen für das Tagesgeschäft.
• Vakanzkosten: Solange die Stelle unbesetzt ist, bleibt Arbeit liegen oder wird von Kolleginnen und Kollegen zusätzlich übernommen. Das kann Umsatz kosten und das Team überlasten.
• Einarbeitung: Auch eine erfahrene Fachkraft muss Unternehmen, Kunden, Produkte und Abläufe erst kennenlernen. In dieser Zeit ist sie noch nicht voll produktiv, und erfahrene Mitarbeitende investieren Zeit in die Einarbeitung.
• Gehaltsniveau: Gesuchte Fachkräfte können höhere Gehälter durchsetzen. Das kann auch das Gehaltsgefüge im bestehenden Team unter Druck setzen.
• Risiko der Fehlbesetzung: Passt die neue Person doch nicht ins Team oder verlässt das Unternehmen nach kurzer Zeit wieder, beginnt der Prozess von vorn.

Hinzu kommt ein Faktor, der sich kaum in Zahlen fassen lässt: die Unsicherheit. Niemand weiß zu Beginn einer Ausschreibung, wie lange die Suche dauert und ob am Ende überhaupt eine passende Person gefunden wird. Projekte werden verschoben, Kundenanfragen bleiben länger liegen, und die Belastung im Team steigt mit jedem Monat. Bei einer internen Weiterbildung ist dagegen von Anfang an klar, wer die neuen Aufgaben übernehmen wird.

Keiner dieser Posten ist für sich genommen ungewöhnlich. In der Summe machen sie eine Neueinstellung aber zu einer erheblichen Investition, deren Erfolg nicht garantiert ist.

Was interne Weiterbildung kostet

Auch Weiterbildung ist nicht kostenlos. Die wichtigsten Posten sind:

• Lehrgangskosten: die Gebühren für die Weiterbildung beim Bildungsträger.
• Arbeitsausfall: Während der Weiterbildung stehen die Teilnehmenden nicht voll für das Tagesgeschäft zur Verfügung, ihr Gehalt läuft aber weiter.
• Organisation: Vertretungen müssen geplant und Aufgaben umverteilt werden.

Hier setzt das Qualifizierungschancengesetz an. Die Agentur für Arbeit kann die Lehrgangskosten ganz oder teilweise übernehmen und einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt für die weiterbildungsbedingten Ausfallzeiten zahlen.

Für Beschäftigte ab 45 Jahren und für schwerbehinderte Beschäftigte gelten in Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten günstigere Regeln bei den Lehrgangskosten. Mit einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag zur Weiterbildung verbessern sich die Konditionen zusätzlich. Voraussetzung ist unter anderem eine Weiterbildung mit mehr als 120 Stunden bei einem nach AZAV zugelassenen Träger. Der Antrag muss vor Beginn gestellt werden, und die Agentur für Arbeit entscheidet im Einzelfall.

Neueinstellung und Weiterbildung im Vergleich

Die Tabelle zeigt: Weiterbildung ist vor allem dann im Vorteil, wenn es darum geht, vorhandene Mitarbeitende für veränderte Aufgaben fit zu machen, etwa für den Umgang mit KI. Eine Neueinstellung bleibt sinnvoll, wenn zusätzliche Kapazität gebraucht wird oder ein völlig neues Fachgebiet aufgebaut werden soll.

Die unterschätzten Vorteile interner Weiterbildung

Wissen bleibt im Unternehmen

Langjährige Mitarbeitende kennen Kunden, Produkte, Lieferanten und die ungeschriebenen Regeln des Unternehmens. Dieses Wissen lässt sich nicht einkaufen. Wenn diese Menschen zusätzlich neue Kompetenzen erwerben, entsteht eine Kombination, die externe Bewerber kaum bieten können.

Bindung und Motivation

Wer erlebt, dass sein Arbeitgeber in die eigene Entwicklung investiert, fühlt sich wertgeschätzt. Weiterbildung kann deshalb die Bindung an das Unternehmen stärken und die Bereitschaft erhöhen, Veränderungen aktiv mitzugestalten. In Zeiten, in denen Fachkräfte gezielt abgeworben werden, ist das ein wichtiger Faktor.

Arbeitgeberattraktivität

Ein Unternehmen, das seine Mitarbeitenden systematisch weiterbildet, wird auch für Bewerberinnen und Bewerber attraktiver. Weiterbildungsmöglichkeiten gehören für viele Menschen zu den wichtigen Kriterien bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Schnellere Umsetzung

Weil Weiterbildungsteilnehmende das Unternehmen bereits kennen, können sie das Gelernte direkt auf die eigenen Abläufe übertragen. Gerade bei KI-Weiterbildungen, die mit Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag arbeiten, zeigt sich der Nutzen oft schon während des Kurses.

Wann eine Neueinstellung trotzdem die bessere Wahl ist

Weiterbildung ist kein Allheilmittel. In manchen Situationen führt an einer Neueinstellung kein Weg vorbei:

• Fehlende Kapazität: Wenn das Team schlicht zu klein ist, um die anfallende Arbeit zu bewältigen, schafft Weiterbildung allein keine zusätzlichen Stunden.
• Völlig neues Fachgebiet: Wenn spezialisiertes Wissen gebraucht wird, das weit von den vorhandenen Kompetenzen entfernt ist, kann eine externe Fachkraft schneller ans Ziel führen.
• Fehlende Bereitschaft: Weiterbildung funktioniert nur, wenn die Mitarbeitenden offen dafür sind. Gegen den eigenen Willen gelingt kaum eine Qualifizierung.

In vielen Fällen ist eine Kombination sinnvoll: Vorhandene Mitarbeitende werden für neue Aufgaben weitergebildet, und frei werdende Routinetätigkeiten werden umverteilt oder durch KI entlastet. Neueinstellungen konzentrieren sich dann auf die Stellen, bei denen sie wirklich nötig sind.

KI als Hebel gegen den Fachkräftemangel

Künstliche Intelligenz verändert die Gleichung zusätzlich. Wenn Mitarbeitende Routineaufgaben wie Textentwürfe, Zusammenfassungen oder Auswertungen mit KI schneller erledigen, gewinnen sie Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten. Ein Teil des zusätzlichen Arbeitsbedarfs lässt sich so ohne neue Stellen auffangen.

Das funktioniert allerdings nur, wenn die Mitarbeitenden KI sicher und gezielt einsetzen können. Ohne entsprechendes Wissen bleiben die Werkzeuge ungenutzt oder werden fehlerhaft eingesetzt. Eine KI-Weiterbildung ist deshalb in vielen Unternehmen der wirksamste erste Schritt, um mit dem vorhandenen Team mehr zu erreichen.

Die Sicht der Mitarbeitenden

Für Mitarbeitende ist eine Weiterbildung mehr als eine Schulung. Sie ist ein Signal, dass das Unternehmen ihnen neue Aufgaben zutraut und mit ihnen in die Zukunft gehen will. Gerade beim Thema KI, das bei vielen Menschen auch Sorgen auslöst, macht das einen großen Unterschied. Wer selbst lernt, mit den neuen Werkzeugen umzugehen, erlebt die Veränderung nicht als Bedrohung, sondern als Chance.

Gleichzeitig steigt der eigene Marktwert. KI-Kompetenz wird in kaufmännischen Berufen zunehmend erwartet. Mitarbeitende, die eine fundierte Weiterbildung absolviert haben, sichern ihre berufliche Zukunft. Für das Unternehmen bedeutet das eine Belegschaft, die Veränderungen mitträgt, statt sie zu bremsen.

Häufige Fehler bei der internen Qualifizierung

Damit Weiterbildung ihre Wirkung entfaltet, sollten Sie einige typische Fehler vermeiden.

• Weiterbildung ohne Ziel: Mitarbeitende besuchen einen Kurs, ohne dass klar ist, welche Aufgaben sie danach übernehmen sollen. Das Gelernte verpufft.
• Keine Zeit für die Anwendung: Nach der Weiterbildung geht der Alltag weiter wie vorher, und neue Abläufe werden nie ausprobiert.
• Nur die Jüngsten auswählen: Erfahrene Mitarbeitende werden übergangen, obwohl sie das Unternehmen am besten kennen und in Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten zum Teil sogar günstiger gefördert werden.
• Förderung zu spät prüfen: Die Weiterbildung beginnt, bevor der Antrag gestellt ist. Dann ist eine Förderung in der Regel nicht mehr möglich.
• Lernen in der Freizeit: Wer Weiterbildung in die Abende verlegt, belastet die Mitarbeitenden und verliert den Zuschuss zum Arbeitsentgelt, weil keine Arbeitszeit ausfällt.

So kommunizieren Sie die Entscheidung im Team

Wenn einzelne Mitarbeitende eine Weiterbildung erhalten, fragen sich andere schnell, warum sie nicht dabei sind. Kommunizieren Sie deshalb offen, nach welchen Kriterien die Teilnehmenden ausgewählt wurden, welches Ziel das Unternehmen verfolgt und wie das neue Wissen anschließend im Team geteilt wird. Machen Sie deutlich, dass weitere Weiterbildungen folgen können. So entsteht keine Konkurrenz, sondern ein gemeinsames Verständnis dafür, dass das ganze Team von der Investition profitiert.

In fünf Schritten zum internen Qualifizierungsplan

1. Bedarf analysieren: Welche Aufgaben verändern sich in den nächsten Jahren, und welche Kompetenzen werden dafür gebraucht?
2. Potenziale erkennen: Welche Mitarbeitenden bringen Interesse, Lernbereitschaft und das nötige Grundwissen mit?
3. Gespräche führen: Sprechen Sie mit den infrage kommenden Personen über ihre Entwicklungswünsche und die Ziele des Unternehmens.
4. Förderung prüfen: Klären Sie, ob und in welcher Höhe eine Förderung über das Qualifizierungschancengesetz möglich ist.
5. Umsetzung begleiten: Planen Sie Vertretungen, schaffen Sie Raum für die Anwendung des Gelernten und überprüfen Sie nach einigen Monaten, ob die Ziele erreicht wurden.

Beispiel: Eine Lücke intern geschlossen

Ein Großhandel mit 40 Beschäftigten sucht seit Monaten erfolglos eine Fachkraft, die die Auftragsabwicklung digitalisieren und dabei KI-Werkzeuge einsetzen soll. Die Geschäftsführung entscheidet sich, einen anderen Weg zu gehen. Zwei erfahrene Mitarbeiterinnen aus dem Vertriebsinnendienst, die die Abläufe seit Jahren kennen, nehmen an einer geförderten KI-Weiterbildung teil. Da das Unternehmen weniger als 50 Beschäftigte hat, kommen die höchsten Fördersätze infrage.

Nach der Weiterbildung arbeiten die beiden mit KI-gestützten Textvorlagen für Angebote, strukturieren Kundenanfragen effizienter und haben mehrere Abläufe vereinfacht. Die Stellenausschreibung wird zurückgezogen. Stattdessen wird später eine Teilzeitkraft für einfache Routineaufgaben eingestellt, die deutlich leichter zu finden ist.

FAQ: Häufige Fragen zu Weiterbildung statt Neueinstellung

Ist Weiterbildung immer günstiger als eine Neueinstellung?

Nicht immer, aber häufig. Eine Neueinstellung verursacht viele versteckte Kosten wie Recruiting, Einarbeitung und unbesetzte Zeiträume. Weiterbildung baut auf vorhandenem Wissen auf und kann über das Qualifizierungschancengesetz gefördert werden. Ob sie im Einzelfall günstiger ist, hängt vom Bedarf, der Unternehmensgröße und den beteiligten Personen ab.

Wie stark senkt das Qualifizierungschancengesetz die Kosten?

In Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind bis zu 100 Prozent der Lehrgangskosten und bis zu 75 Prozent Zuschuss zum Arbeitsentgelt für die Ausfallzeiten möglich. In größeren Unternehmen sind die Fördersätze niedriger. Für ältere und schwerbehinderte Beschäftigte gelten teilweise günstigere Regeln.

Was ist, wenn ein weitergebildeter Mitarbeitender danach kündigt?

Dieses Risiko besteht bei jeder Investition in Mitarbeitende, auch bei Neueinstellungen. Weiterbildung kann die Bindung an das Unternehmen sogar stärken, weil Mitarbeitende sehen, dass ihre Entwicklung ernst genommen wird. Wenn mehrere Personen qualifiziert werden und Wissen im Team geteilt wird, bleibt die Kompetenz auch bei einem Wechsel erhalten.

Welche Mitarbeitenden eignen sich für eine Weiterbildung?

Geeignet sind Menschen, die offen für Neues sind, ihr Arbeitsumfeld gut kennen und Interesse an ihrer eigenen Entwicklung haben. Technisches Vorwissen ist für eine KI-Weiterbildung nicht nötig. Auch erfahrene Mitarbeitende ab 45 Jahren sind oft besonders gute Kandidaten.

Wie schnell wirkt eine Weiterbildung im Vergleich zu einer Neueinstellung?

Eine Neueinstellung umfasst Suche, Auswahl und Einarbeitung, was oft mehrere Monate dauert. Eine geförderte Weiterbildung kann nach der Bewilligung zeitnah starten. Weil die Teilnehmenden das Unternehmen kennen, lässt sich das Gelernte häufig schon während der Weiterbildung anwenden.

Kann Weiterbildung den Fachkräftemangel wirklich lösen?

Allein nicht vollständig, aber sie ist ein wichtiger Baustein. Sie macht vorhandene Mitarbeitende fit für neue Aufgaben und schafft durch den Einsatz von KI zusätzliche Freiräume. In Kombination mit gezielten Neueinstellungen lässt sich der Bedarf deutlich besser decken.

Brauche ich einen Betriebsrat oder eine Betriebsvereinbarung für die Förderung?

Nein. Für das Qualifizierungschancengesetz ist eine Betriebsvereinbarung keine Voraussetzung. Gibt es aber eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag zur beruflichen Weiterbildung, verbessern sich die Konditionen um jeweils fünf Prozentpunkte.

Wie überzeuge ich Mitarbeitende von einer Weiterbildung?

Erklären Sie offen, warum die Weiterbildung für das Unternehmen und für die Person selbst sinnvoll ist. Zeigen Sie, welche neuen Aufgaben und Perspektiven sich ergeben, und nehmen Sie Sorgen ernst. Wichtig ist auch, dass die Weiterbildung in der Arbeitszeit stattfindet und die Vertretung geregelt ist.

Welche Weiterbildung ist im Moment besonders sinnvoll?

Da Künstliche Intelligenz nahezu alle Bürotätigkeiten verändert, ist eine fundierte KI-Weiterbildung für viele Unternehmen ein naheliegender Schritt. Sie macht Mitarbeitende produktiver und hilft zugleich, die Anforderungen der KI-Verordnung an die KI-Kompetenz des Personals zu erfüllen.

Warum mit einem AZAV-Bildungsträger wie Novus?

Wir sind nach AZAV zugelassen und auf KI-Weiterbildungen für Beschäftigte spezialisiert. Wir prüfen kostenlos, welche Förderung über das Qualifizierungschancengesetz für Ihr Unternehmen infrage kommt, bereiten den Antrag gemeinsam mit Ihnen vor und richten die Übungen an den Aufgaben Ihres Teams aus. So machen Sie vorhandene Mitarbeitende fit für neue Aufgaben, mit überschaubarem Aufwand.

Jetzt die Fachkräfte im eigenen Team entwickeln

Bevor Sie die nächste Stelle ausschreiben, lohnt sich ein Blick ins eigene Team. Oft sind die passenden Menschen schon da und brauchen nur die richtige Weiterbildung, um neue Aufgaben zu übernehmen. Mit der Förderung über das Qualifizierungschancengesetz wird dieser Weg besonders attraktiv.

Sprechen Sie uns an. Wir prüfen kostenlos und unverbindlich, welche Förderung für Ihr Unternehmen infrage kommt, und melden uns in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Sie erreichen uns telefonisch unter 040 771 850 090 oder über unseren Fördercheck auf der Website.