KI-Kompetenzpflicht im Unternehmen: Was Art. 4 KI-Verordnung nach dem Digital Omnibus wirklich verlangt

Im Marketing schreibt eine Kollegin ihre Newsletter mit ChatGPT vor, die Assistenz fasst Protokolle mit Copilot zusammen, und im Vertrieb lässt jemand Kundenmails von einem KI-Tool übersetzen. Dann liest die Geschäftsführung von einer Schulungspflicht nach der KI-Verordnung und fragt sich: Betrifft uns das? Müssen wir jetzt alle Mitarbeitenden schulen? Und was passiert, wenn wir es nicht tun?

Die kurze Antwort lautet: Ja, sehr wahrscheinlich betrifft es Sie. Seit Februar 2025 gilt Art. 4 der europäischen KI-Verordnung, und er erfasst praktisch jedes Unternehmen, das KI beruflich einsetzt. Mit dem sogenannten Digital Omnibus hat die EU die Vorschrift im Sommer 2026 neu gefasst. Die Pflicht ist dadurch flexibler geworden, aber nicht weggefallen.

Wir sind die Novus Seminare GmbH, ein nach AZAV zugelassener Bildungsträger mit Schwerpunkt auf KI-Weiterbildungen für Beschäftigte. Die rechtssichere Nutzung von KI ist fester Bestandteil unserer Kurse. Im Folgenden ordnen wir ein, was Art. 4 heute verlangt, wie Sie die Anforderungen praktisch umsetzen und wo eine geförderte Weiterbildung sinnvoll ins Spiel kommt.

Das Wichtigste im Überblick

• Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist bereits, wer KI-Werkzeuge wie ChatGPT oder Copilot beruflich einsetzt.
• Mit der Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, dem Digital Omnibus zur KI, wurde Art. 4 neu gefasst. Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern.
• Ein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person schreibt die Verordnung nicht mehr vor. Die Pflicht zum Handeln bleibt.
• Welche Maßnahmen angemessen sind, hängt von Vorkenntnissen, Aufgaben und Einsatzkontext ab.
• Dokumentieren Sie, was Sie unternommen haben. Das schützt Sie im Haftungsfall und schafft Klarheit im Team.
• Eine umfassende KI-Weiterbildung kann über das Qualifizierungschancengesetz gefördert werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Was regelt Art. 4 der KI-Verordnung?

Die KI-Verordnung, international als AI Act bekannt, ist das erste umfassende Regelwerk der EU für Künstliche Intelligenz. Sie ist im August 2024 in Kraft getreten und gilt stufenweise. Art. 4 trägt die Überschrift „KI-Kompetenz“ und gehört zu den ersten Regeln, die verbindlich wurden. Seit dem 2. Februar 2025 müssen sich Unternehmen daran halten.

Die Vorschrift richtet sich an zwei Gruppen: Anbieter, die KI-Systeme entwickeln oder auf den Markt bringen, und Betreiber, die KI-Systeme in eigener Verantwortung beruflich nutzen. Die meisten Unternehmen gehören zur zweiten Gruppe. Dafür reicht es, dass Mitarbeitende im Auftrag des Unternehmens mit einem KI-Werkzeug arbeiten. Eine Firmenlizenz ist dafür nicht nötig. Auch eine kostenlose Version kann genügen, wenn sie im Auftrag des Unternehmens beruflich genutzt wird.

Was mit KI-Kompetenz gemeint ist, definiert die Verordnung selbst. Gemeint sind die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die nötig sind, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen. Dazu gehört auch, sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein und mögliche Schäden zu erkennen, die durch KI entstehen können.

Was hat sich durch den Digital Omnibus 2026 geändert?

Ursprünglich verlangte Art. 4, dass Unternehmen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Diese Formulierung hat viele Unternehmen verunsichert, weil unklar war, wann ein Maß „ausreichend“ ist und wie man es nachweist.

Mit der Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 hat die EU die Vorschrift neu gefasst. Die Änderung ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Seitdem müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, zu unterstützen. Dabei sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und der Kontext zu berücksichtigen, in dem die KI eingesetzt wird.

Für die Praxis bedeutet das dreierlei:

• Die Pflicht besteht weiter. Wer KI einsetzt, muss aktiv werden. Abwarten ist keine Option.
• Der Maßstab ist flexibler. Unternehmen müssen kein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person garantieren. Entscheidend ist, dass sie geeignete und nachvollziehbare Maßnahmen ergreifen.
• Kleine Unternehmen erhalten Unterstützung. Die Kommission und die Mitgliedstaaten sollen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen, etwa durch Praxisbeispiele.

Wen betrifft die KI-Kompetenzpflicht?

Art. 4 gilt unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Ein Handwerksbetrieb mit zehn Mitarbeitenden, der Angebote mit KI formuliert, ist ebenso betroffen wie ein Konzern, der eigene KI-Anwendungen betreibt. Auch die Risikoklasse des KI-Systems spielt für Art. 4 keine Rolle. Die Pflicht greift nicht erst bei Hochrisiko-Anwendungen, sondern bereits beim alltäglichen Einsatz eines Chatbots.

Innerhalb des Unternehmens betrifft die Pflicht alle Personen, die mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Das sind in erster Linie die eigenen Beschäftigten. Je nach Konstellation können aber auch freie Mitarbeitende oder externe Dienstleister dazugehören, die im Auftrag des Unternehmens KI einsetzen. Mitarbeitende, die mit KI überhaupt nicht in Berührung kommen, müssen nicht geschult werden.

Dabei lohnt ein genauer Blick. KI steckt inzwischen in vielen Programmen, die nicht als KI-Werkzeug wahrgenommen werden: Schreibassistenten in Office-Anwendungen, automatische Zusammenfassungen in Videokonferenzen, Textvorschläge im CRM oder Auswertungsfunktionen in der Buchhaltungssoftware. Wer solche Funktionen beruflich nutzt, arbeitet mit einem KI-System. Der Kreis der Betroffenen ist deshalb in vielen Unternehmen größer, als es auf den ersten Blick scheint.

Drohen Bußgelder bei Verstößen?

Diese Frage wird oft mit Schreckenszahlen beantwortet, die nicht stimmen. Der Bußgeldkatalog in Art. 99 der KI-Verordnung nennt Art. 4 nicht ausdrücklich. Hohe Bußgelder sieht die Verordnung vor allem für verbotene KI-Praktiken und für Verstöße gegen konkrete Pflichten bei Hochrisiko-Systemen vor.

Folgenlos ist eine fehlende KI-Kompetenz trotzdem nicht. Entsteht ein Schaden, weil Mitarbeitende KI unsachgemäß eingesetzt haben, etwa durch fehlerhafte Angaben in einem Angebot oder durch die Weitergabe vertraulicher Daten, stellt sich die Frage nach der Sorgfalt des Unternehmens. Wer dann keine Maßnahmen zur KI-Kompetenz vorweisen kann, steht schlecht da. Hinzu kommen Pflichten aus anderen Gesetzen, die unabhängig von der KI-Verordnung gelten, allen voran die Datenschutz-Grundverordnung.

Seit dem 2. August 2026 gelten zudem die meisten übrigen Regeln der KI-Verordnung, und die zuständigen Behörden können ihre Aufsicht ausüben. Spätestens jetzt sollten Unternehmen ihre Maßnahmen geordnet haben.

So setzen Sie die KI-Kompetenzpflicht in fünf Schritten um

Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor. Ein strukturiertes Vorgehen hat sich aber bewährt.

Schritt 1: KI-Einsatz erfassen

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen genutzt werden. Fragen Sie dabei nicht nur nach offiziell eingeführten Lösungen, sondern auch nach Tools, die Mitarbeitende auf eigene Initiative verwenden. Häufig ist der tatsächliche KI-Einsatz deutlich größer als angenommen.

Schritt 2: Rollen und Bedarf bestimmen

Nicht jede Person braucht dasselbe Wissen. Teilen Sie Ihr Team in Gruppen ein, zum Beispiel gelegentliche Nutzerinnen und Nutzer, regelmäßige Anwender in Fachabteilungen und Personen, die KI-Systeme auswählen, einrichten oder verantworten. Für jede Gruppe legen Sie fest, welche Kenntnisse nötig sind.

Schritt 3: Passende Maßnahmen wählen

Für gelegentliche Nutzung kann eine kompakte Einführung in Funktionsweise, Grenzen und Regeln genügen. Wer KI täglich in der Fachabteilung einsetzt, braucht vertieftes Praxiswissen: sichere Eingaben, Prüfung von Ergebnissen, Automatisierung von Abläufen und den richtigen Umgang mit Daten. Für Verantwortliche kommen Themen wie Auswahl von Anbietern, Verträge und Risikobewertung hinzu.

Schritt 4: Regeln festlegen

Schulung und Regeln gehören zusammen. Eine interne KI-Richtlinie legt fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen und wie Ergebnisse geprüft werden. Gibt es einen Betriebsrat, sollte er frühzeitig einbezogen werden.

Schritt 5: Dokumentieren und auffrischen

Halten Sie fest, wer wann an welcher Maßnahme teilgenommen hat und welche Inhalte vermittelt wurden. Teilnahmenachweise, Schulungsunterlagen und die KI-Richtlinie bilden zusammen eine solide Dokumentation. Planen Sie außerdem regelmäßige Auffrischungen ein, denn KI-Werkzeuge verändern sich schnell.

Welche Inhalte gehören in eine gute KI-Schulung?

Eine Schulung, die nur zeigt, wie man ChatGPT eine Frage stellt, greift zu kurz. Für echte KI-Kompetenz sollten mindestens folgende Themen abgedeckt sein:

• Grundlagen: Wie funktionieren Sprachmodelle, warum erfinden sie manchmal Fakten, und wo liegen ihre Grenzen?
• Praxis: Wie formuliert man Aufgaben so, dass brauchbare Ergebnisse entstehen, und wie prüft man diese?
• Datenschutz und Vertraulichkeit: Welche Informationen dürfen in ein KI-Tool eingegeben werden und welche nicht?
• Rechtliche Rahmenbedingungen: Was regelt die KI-Verordnung, welche Rolle spielen Urheberrecht und Geschäftsgeheimnisse?
• Verantwortung: Wer haftet für Ergebnisse, und warum bleibt die menschliche Kontrolle unverzichtbar?

Beispiel: So kann ein kleines Unternehmen vorgehen

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt ein typischer Fall. Ein Großhandel mit rund 25 Beschäftigten stellt fest, dass im Büro mehrere KI-Werkzeuge genutzt werden: ChatGPT für Kundenkorrespondenz, ein Übersetzungstool im Export und eine KI-Funktion in der Buchhaltungssoftware. Eine gemeinsame Linie gibt es nicht.

Die Geschäftsführung erfasst zunächst alle Werkzeuge und spricht mit den Abteilungen über ihre Nutzung. Danach wird eine kurze Richtlinie erstellt, die festlegt, welche Tools freigegeben sind und dass keine Kundendaten ohne Freigabe eingegeben werden dürfen. Alle Mitarbeitenden, die KI nutzen, erhalten eine kompakte Einführung in diese Regeln. Drei Beschäftigte aus Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf nehmen zusätzlich an einer umfassenden KI-Weiterbildung teil und werden danach zu internen Ansprechpersonen für ihre Kolleginnen und Kollegen. Teilnahmenachweise, Richtlinie und Unterlagen werden in einem Ordner abgelegt.

Mit überschaubarem Aufwand hat das Unternehmen damit nachvollziehbare Maßnahmen ergriffen, Wissen im eigenen Haus aufgebaut und die Nutzung von KI auf eine sichere Grundlage gestellt.

Typische Fehler bei der Umsetzung

Bei der Umsetzung von Art. 4 treten häufig dieselben Fehler auf.

• Nur ein Video für alle: Ein einmaliges Lernvideo für die gesamte Belegschaft berücksichtigt weder Vorkenntnisse noch Aufgaben. Es erfüllt den Anspruch, den Einsatzkontext zu berücksichtigen, nur unzureichend.
• Keine Dokumentation: Schulungen finden statt, werden aber nirgends festgehalten. Im Streitfall lässt sich dann nicht belegen, was unternommen wurde.
• Schatten-KI übersehen: Unternehmen schulen für das offiziell eingeführte Tool, während Mitarbeitende längst andere Werkzeuge nutzen.
• Regeln ohne Schulung: Eine KI-Richtlinie, die niemand erklärt bekommt, wird im Alltag kaum beachtet.
• Einmal und nie wieder: Neue Funktionen und neue Werkzeuge erfordern Auffrischung. Wer nur einmal schult, verliert schnell den Anschluss.

Wo eine geförderte KI-Weiterbildung ins Spiel kommt

Naheliegend ist die Frage, ob sich die KI-Kompetenzpflicht über das Qualifizierungschancengesetz finanzieren lässt. Hier ist eine klare Unterscheidung wichtig.

Das Qualifizierungschancengesetz fördert berufliche Weiterbildungen, die mehr als 120 Stunden umfassen und über eine kurze, rein arbeitsplatzbezogene Anpassung hinausgehen. Maßnahmen, zu denen ein Arbeitgeber ohnehin gesetzlich verpflichtet ist, sind von der Förderung ausgeschlossen. Eine kurze Pflichtunterweisung zur KI-Nutzung ist deshalb kein Fall für das QCG.

Anders sieht es bei einer umfassenden beruflichen Weiterbildung aus, die Beschäftigte zu sicheren und versierten KI-Anwendern in ihrem Fachgebiet macht. Sie vermittelt Kompetenzen, die weit über eine Grundunterweisung hinausgehen, und stärkt die berufliche Entwicklung der Teilnehmenden. Eine solche Weiterbildung bei einem zugelassenen Träger kann gefördert werden, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit im Einzelfall. Für Ihr Unternehmen hat das einen doppelten Effekt: Ihre Mitarbeitenden gewinnen echte Praxiskompetenz, und Sie können die Teilnahme als Maßnahme zur KI-Kompetenz dokumentieren.

Ein Blick nach vorn: Hochrisiko-KI im Personalbereich

Wer KI im Personalwesen einsetzt, etwa zur Vorauswahl von Bewerbungen oder zur Leistungsbewertung, sollte einen weiteren Termin kennen. Solche Anwendungen gelten nach Anhang III der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI. Durch den Digital Omnibus wurden die besonderen Pflichten für diese Systeme verschoben und gelten nun ab dem 2. Dezember 2027. Die Zeit bis dahin sollten betroffene Unternehmen nutzen, um ihre Mitarbeitenden besonders gründlich vorzubereiten.

FAQ: Häufige Fragen zur KI-Kompetenzpflicht

Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja. Art. 4 der KI-Verordnung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch ein Betrieb mit wenigen Mitarbeitenden ist betroffen, sobald KI-Werkzeuge beruflich genutzt werden. Die EU hat aber vorgesehen, dass insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung unterstützt werden. Die Maßnahmen dürfen sich an Größe und Einsatzkontext orientieren.

Reicht es, wenn Mitarbeitende privat mit ChatGPT experimentiert haben?

Nein. Private Erfahrung ersetzt keine Maßnahme des Unternehmens. Art. 4 verlangt, dass das Unternehmen selbst aktiv wird und die KI-Kompetenz seines Personals fördert. Vorkenntnisse können aber berücksichtigt werden, wenn Sie den Schulungsbedarf einzelner Personen festlegen.

Seit wann gilt die Pflicht?

Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Neufassung durch den Digital Omnibus ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Sie hat die Formulierung angepasst, die Pflicht als solche aber beibehalten. Seit dem 2. August 2026 gelten zudem die meisten übrigen Regeln der Verordnung.

Was hat der Digital Omnibus an Art. 4 geändert?

Früher mussten Unternehmen nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherstellen. Heute müssen sie Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person ist nicht mehr gefordert. Die Pflicht zum Handeln bleibt bestehen.

Gibt es ein Bußgeld, wenn wir nicht schulen?

Der Bußgeldkatalog der KI-Verordnung nennt Art. 4 nicht ausdrücklich. Das bedeutet aber nicht, dass Untätigkeit ohne Folgen bleibt. Entsteht durch unsachgemäße KI-Nutzung ein Schaden, kann die fehlende Schulung als Sorgfaltsverstoß gewertet werden. Zudem gelten andere Gesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung unabhängig davon.

Müssen alle Mitarbeitenden geschult werden?

Nur Personen, die mit dem Betrieb oder der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Wer im Unternehmen nicht mit KI arbeitet, muss nicht geschult werden. Da KI-Werkzeuge aber in immer mehr Programme integriert werden, wächst der Kreis der Betroffenen. Eine regelmäßige Überprüfung ist daher sinnvoll.

Wie dokumentiere ich die Maßnahmen richtig?

Halten Sie fest, welche Personen an welcher Maßnahme teilgenommen haben, wann das war und welche Inhalte vermittelt wurden. Bewahren Sie Teilnahmenachweise und Schulungsunterlagen auf. Ergänzend sollte eine interne KI-Richtlinie die Regeln für den Einsatz festhalten. So können Sie im Zweifel nachweisen, dass Sie Ihren Pflichten nachgekommen sind.

Wie oft muss die Schulung wiederholt werden?

Die KI-Verordnung schreibt kein festes Intervall vor. Da sich KI-Werkzeuge und ihre Einsatzmöglichkeiten schnell verändern, sind regelmäßige Auffrischungen sinnvoll. Auch bei der Einführung neuer Werkzeuge oder bei einem Wechsel der Aufgaben sollten Sie den Schulungsbedarf neu prüfen.

Kann ich die KI-Schulung über das Qualifizierungschancengesetz fördern lassen?

Eine kurze Pflichtunterweisung ist nicht förderfähig, weil Maßnahmen, zu denen der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, ausgeschlossen sind. Eine umfassende berufliche KI-Weiterbildung mit mehr als 120 Stunden bei einem zugelassenen Träger kann dagegen gefördert werden, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Die Entscheidung trifft die Agentur für Arbeit im Einzelfall. Wir prüfen gern kostenlos, ob eine Förderung für Ihr Team infrage kommt.

Warum mit einem AZAV-Bildungsträger wie Novus?

Als zugelassener Träger können wir KI-Weiterbildungen anbieten, die über das Qualifizierungschancengesetz förderfähig sind. In unseren Kursen verbinden wir praktische KI-Anwendung mit den rechtlichen Grundlagen, die für einen sicheren Einsatz nötig sind. Die Teilnehmenden üben an Aufgaben aus ihrem eigenen Arbeitsalltag. Sie erhalten einen Teilnahmenachweis eines AZAV-zugelassenen Trägers, den Sie für Ihre Dokumentation nutzen können.

Jetzt KI-Kompetenz im Team aufbauen

Die KI-Kompetenzpflicht ist kein bürokratisches Hindernis, sondern eine Einladung, KI im Unternehmen endlich geordnet und sicher einzusetzen. Wer sein Team gut ausbildet, vermeidet Risiken und holt gleichzeitig deutlich mehr aus den vorhandenen Werkzeugen heraus.

Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie kostenlos, welche Weiterbildung zu Ihrem Team passt und ob eine Förderung über das Qualifizierungschancengesetz infrage kommt. Sie erreichen uns telefonisch unter 040 771 850 090 oder über unseren Fördercheck auf der Website. Eine Rückmeldung erhalten Sie in der Regel innerhalb von 24 Stunden.